Vsako napisano sporočilo, tudi elektronsko, mora imeti rep in glavo – torej vsebovati uvodni pozdrav, sporočilo, pozdrav in podpis.

e_posta

Vir: http://www.socialmediatoday.com/content/5-steps-writing-email-copy-converts (11. 5. 2016)

Naslov prejemnika vpišemo v vrstico Za (ang. To). Če želimo posameznim osebam poslati sporočilo v vednost, vpišemo njihove naslove v polje Kp – kopija (ang. CC). Če ne želite, da bi ostali prejemniki videli, komu vse ste poslali sporočilo, uporabite polje Skp – skrita kopija (ang. Bcc).
Napačna uporaba polj Za, Kp in Skp ima lahko neprijetne posledice.

Poleg e-naslova pošiljatelja prejemnik sporočila najprej zagleda naslov sporočila. Zato je pomembno, da v naslovnem polju Zadeva (Subject) na kratko opredelimo namen sporočila.

Vsebina sporočila naj bo jedrnata. Bodite spoštljivi in jasni. Pred pošiljanjem še enkrat preverite naslove prejemnikov. Lahko se zgodi, da prejemniku napišemo tisto, česar si mu ne bi upali povedati v obraz. Da si zaradi nepremišljenosti ne bi nakopali zamere prejemnika, pred oddajo sporočilo še enkrat preberite. Če ne drugega, boste našli kakšno tipkarsko ali jezikovno napako. Ko boste enkrat oddali sporočilo, pošiljanja ne boste morali več preklicati. V nekaterih programih za e-pošto (npr. Gmail) sicer obstaja »zasilna zavora«, saj je možno nastaviti zamik pri pošiljanju.

Poskrbite, da bo zaradi uporabe različnih velikost črk, barv, ozadij in drugih oblikovalskih prijemov, vaše sporočilo bolj – ne pa manj razumljivo. Lahko se zgodi tudi, da je zaradi različnih nastavitev videz sporočila na vašem računalniku tak, na drugem pa drugačen.
Pri pisanju ne uporabljajte VELIKIH tiskanih črk, saj to pomeni da kričite.

e_posta1

Vir: http://real-techguy.com/2009/06/02/you-could-be-using-facebook-wrong/ (11. 5. 2016)

Zaželeno je, da na vsako poslovno sporočilo odgovorite v najkrajšem možnem času oziroma v roku 24 ur. Če vam bi pisanje odgovora vzelo preveč časa, pošljite pošiljatelju sporočilo, da ste njegovo sporočilo prejeli in da mu boste odgovorili takoj, ko boste utegnili.
Več o tem

Ko odgovarjate na sporočila, pustite originalno sporočilo pod svojim odgovorom, da bo prejemnik vedel, na katero sporočilo se odgovor nanaša.
Bodite pozorni na pravilno uporabo funkcij »Odgovori« in »Odgovori vsem«. Če se odgovor tiče le enega pošiljatelja, odgovorite le njemu. Pred pošiljanjem preverite, da niso na seznamu prejemnikov (morda v polju kopija ali skrita kopija) še drugi naslovi.
Če se odgovor tiče cele skupine, je pravilno, da izberete funkcijo »Odgovori vsem«.

Če je bilo sporočilo, ki vam je bilo namenjeno, osebne narave, premislite, ali bi se oseba, ki vam je pošto poslala, strinjala, da ga posredujete drugim.

e_posta3

 

Vir: http://www.businessnews.sg/email-etiquette-a-guide-to-writing-professional-emails/ (11. 5. 2016)

Video posnetki, ppt predstavitve, fotografije, verižna pisma
Nikar ne pošiljajte pošte, ki je prejemniki ne želijo prejeti. Preverite, če prejemnika tovrstna sporočila zanimajo in če ima čas zanje. Seveda je res, da lahko vsak pobriše, kar ga ne zanima, a vseeno bonton zahteva, da pri pošiljanju takšne pošte ne pretiravamo. Zavedati se je treba, da vsi ne delimo enakega smisla za humor ali zanimanja za različna duhovna sporočila…

Poleg e-pošte včasih ponudnika storitve kontaktiramo tudi preko različnih spletnih obrazcev. Tudi pri izpolnjevanju takšnih obrazcev je potrebno upoštevanje načel bontona: posredovanje imena in priimka, kontaktnih podatkov in jasno sporočilo v knjižnem jeziku, s pozdravom in zahvalo.

Povzeto po: http://www.zdus-zveza.si/bonton-uporabe-e-poste

Več o tem:

 

(Skupno 359 obiskov, današnjih obiskov 1)